Privacyverklaring
Privacyverklaring BOB Beheer
Versie 12 november 2026 (bijgewerkt)
BOB Beheer is het CRM/ERP-platform van Back Office Brabant. Met dit platform verzorgt Back Office Brabant de backoffice van aangesloten klantbedrijven, zoals dakdekkers en aannemers: van de eerste aanvraag tot de afspraak, inspectie, offerte, uitvoering en factuur. In deze verklaring leggen we uit welke persoonsgegevens daarbij worden verwerkt, waarom, hoe lang, met wie ze worden gedeeld en welke rechten u heeft.
1. Wie is verantwoordelijk?
Er zijn twee situaties:
- U bent klant van een aangesloten bedrijf (bijvoorbeeld omdat u een offerte of afspraak heeft aangevraagd). Het bedrijf waarmee u zaken doet is dan verantwoordelijk voor uw gegevens (verwerkingsverantwoordelijke). Back Office Brabant verwerkt deze gegevens in opdracht van dat bedrijf (verwerker), op basis van een verwerkersovereenkomst. Het bedrijf staat vermeld in de e-mails en documenten die u ontvangt.
- U heeft een account voor BOB Beheer (als medewerker van Back Office Brabant of van een aangesloten bedrijf). Voor uw accountgegevens is Back Office Brabant verantwoordelijk.
Back Office Brabant
Back Office Brabant VOF
Rietveldenweg 32 B, 5222 AR 's-Hertogenbosch
KvK 92562108
2. Welke gegevens verwerken we?
Van klanten van aangesloten bedrijven
- Naam en eventueel bedrijfsnaam, telefoonnummer(s) en e-mailadres.
- Adres van de werkzaamheden en eventueel een afwijkend factuuradres, met de bijbehorende kaartlocatie.
- De aanvraag: gevraagde dienst, omschrijving, herkomst en de gekozen taal voor berichten.
- Contactmomenten: belnotities, e-mails die u stuurt en ontvangt, en interne notities.
- Afspraken, inspectiebevindingen, maten en de foto's, video's en documenten die u of het bedrijf toevoegt (bijvoorbeeld van uw dak).
- Offertes, uw akkoord, werkbonnen met de uitgevoerde werkzaamheden en uw handtekening bij oplevering.
- Facturen en de betaalstatus daarvan.
Van gebruikers met een account
- Naam, e-mailadres, rol en het bedrijf of de bedrijven waarvoor u werkt.
- Inloggegevens (uw wachtwoord wordt uitsluitend versleuteld opgeslagen) en het moment van laatste inloggen.
- Voor planbare medewerkers: werktijden, werkgebied en het vertrekpunt dat wordt gebruikt om reistijden te schatten.
- Wat u in het systeem doet: wijzigingen worden met naam en tijdstip vastgelegd in een logboek; op werkbonnen worden gewerkte tijden geregistreerd.
- Voorkeuren zoals de taal van de app en de weergave (licht of donker).
Technische gegevens
Bij ieder bezoek worden technische gegevens zoals uw IP-adres, browser en tijdstip kortstondig vastgelegd in de logbestanden van onze hostingpartijen. Deze gebruiken we alleen voor de beveiliging en het oplossen van storingen.
3. Waarvoor gebruiken we de gegevens?
- Aanvragen afhandelen, afspraken plannen en u daarover informeren (bevestigingen, herinneringen, wijzigingen).
- Inspecties vastleggen, offertes opstellen en opvolgen, werkzaamheden uitvoeren en opleveren.
- Facturen opstellen en versturen, en betalingen opvolgen.
- Medewerkers toegang geven tot het systeem en de juiste rechten geven.
- Het systeem veilig houden, misbruik voorkomen en wijzigingen controleerbaar maken.
- Overzichten en rapportages over de dienstverlening van het aangesloten bedrijf en van Back Office Brabant.
De grondslag is de uitvoering van de overeenkomst met u of het bedrijf (of de voorbereiding daarvan), wettelijke verplichtingen zoals de fiscale bewaarplicht, en het gerechtvaardigd belang van een veilige en goed werkende dienstverlening. We gebruiken uw gegevens niet voor marketing van derden en verkopen ze nooit.
4. Met wie delen we gegevens?
Uw gegevens zijn alleen zichtbaar voor medewerkers van het betreffende bedrijf en van Back Office Brabant die ze voor hun werk nodig hebben. Gegevens van verschillende aangesloten bedrijven zijn strikt van elkaar gescheiden. Voor de werking van het platform schakelen we de volgende partijen in:
| Partij | Waarvoor | Locatie |
|---|---|---|
| Supabase | Database, opslag van bestanden en inloggen | EU (Frankfurt) |
| Vercel | Hosting van de applicatie | EU (Frankfurt) en VS* |
| Amazon Web Services | Versleutelde back-ups van de database en bestanden | EU (Frankfurt) |
| Postmark | Verzenden en ontvangen van e-mail | VS* |
| WeFact | Offertes, facturen en betaalherinneringen (in de administratie van het aangesloten bedrijf) | Nederland |
| PDOK (Kadaster) | Opzoeken van een adres op basis van postcode en huisnummer (zonder naam) | Nederland |
| OpenStreetMap | Kaartweergave in de agenda; uw browser haalt de kaart op | VK/EU |
| Nederlandse ontwikkelpartij | Ontwikkeling en technisch beheer van het platform | Nederland |
* Bij doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte gelden passende waarborgen, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Met deze partijen zijn (of worden) verwerkersafspraken gemaakt. Kiest u in de app voor navigatie, dan opent uw eigen kaarten-app (zoals Google Maps, Apple Kaarten of Waze); daarvoor gelden de voorwaarden van die dienst. Wij delen gegevens verder alleen als de wet ons daartoe verplicht.
5. Hoe lang bewaren we gegevens?
- Klantgegevens bewaren we zolang het aangesloten bedrijf gebruikmaakt van BOB Beheer en zo lang als nodig is voor de afhandeling, garantie en wettelijke bewaarplichten. Het aangesloten bedrijf bepaalt de bewaartermijnen.
- Facturen en andere stukken die onder de fiscale bewaarplicht vallen, worden zeven jaar bewaard (in de administratie van het bedrijf).
- Accountgegevens bewaren we zolang het account bestaat. Na het blokkeren van een account verliest de gebruiker direct de toegang; het logboek blijft bewaard om wijzigingen controleerbaar te houden.
- Technische logbestanden worden na korte tijd automatisch verwijderd.
- Versleutelde back-ups worden 90 dagen bewaard en daarna automatisch verwijderd. Gegevens die in de app zijn verwijderd of geanonimiseerd, verdwijnen daardoor uiterlijk na 90 dagen ook uit de back-ups.
Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of zo geanonimiseerd dat ze niet meer tot u te herleiden zijn.
6. Hoe beveiligen we uw gegevens?
- Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS); de database en bestanden worden versleuteld opgeslagen.
- Iedere gebruiker heeft een persoonlijk account en ziet alleen wat voor zijn of haar rol nodig is. Deze rechten worden in de database zelf afgedwongen.
- Gegevens van verschillende aangesloten bedrijven zijn strikt gescheiden.
- Wijzigingen in belangrijke gegevens worden vastgelegd met naam en tijdstip.
- Er wordt dagelijks een versleutelde back-up gemaakt bij een andere partij, die gedurende de bewaartermijn niet gewijzigd of verwijderd kan worden.
- Koppelingssleutels, zoals die voor WeFact, worden versleuteld bewaard.
- Het platform wordt periodiek op beveiliging gecontroleerd.
7. Cookies en lokale opslag
BOB Beheer gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om de app te laten werken. Er worden geen tracking-, advertentie- of analysecookies gebruikt.
| Naam | Doel | Bewaartijd |
|---|---|---|
| sb-…-auth-token | U ingelogd houden | Tot uitloggen |
| bob_taal | Gekozen taal van de app | 1 jaar |
| bob_ww_link | Veilig een nieuw wachtwoord instellen via de link uit de e-mail | 1 uur |
| sidebar_state | Onthouden of het zijmenu open of dicht staat | 7 dagen |
Daarnaast bewaart de app enkele voorkeuren lokaal in uw browser, zoals de weergave (licht of donker) en uw kaarten-app, en tijdelijk de invoer van een inspectie wanneer er geen internetverbinding is, zodat er niets verloren gaat.
8. Uw rechten
U heeft het recht om:
- uw gegevens in te zien en een kopie te ontvangen;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- gegevens te laten verwijderen, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht geldt;
- de verwerking te laten beperken of er bezwaar tegen te maken;
- uw gegevens over te laten dragen aan een andere partij.
Bent u klant van een aangesloten bedrijf, richt uw verzoek dan bij voorkeur aan dat bedrijf; Back Office Brabant helpt het bedrijf bij de afhandeling. Heeft u een account, neem dan contact op met Back Office Brabant via info@backofficebrabant.nl. We reageren binnen een maand.
Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
9. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer de dienstverlening verandert. De meest actuele versie staat altijd op app.bobcrm.nl/privacy.